費用を安く抑えられるfax一斉送信

営業時間や休業日の変更など取引先に通知を送らなければならない場合があるとします。その時、faxを使って一枚の文書を一斉送信かけると時間を短縮できて非常に便利です。郵送にするとどうしても時間と送り先分の切手代がかかります。メールで通知を一斉送信するにしてもネットに不慣れな方もおり、メールを確認していただけないのかもしれません。そんな時、登録してある取引先に一括で送信できて、更に文書で残せるfaxが非常に便利です。faxとコピー機能が組み合わさった複合機を導入されている企業が大半かと思いますので、faxでの通知方法は一番確実に周知することができると思います。ここでは、faxを使用して複数の取引先に一斉送信をする方法と、さらに費用を安く抑えられるお得な方法を説明していきます。

まず複数にfaxを一斉送信するのにやるべきことは?

最初に確認することがあります。文書を送りたい取引先の番号をfax本体に登録していますか?間違いないように紙に書かれたfax番号のメモを見ながら送信かける人もいるかと思います。固定電話や携帯電話と同じようにfaxにはアドレス帳に番号を登録しておける機能が付いています。まずfaxのアドレス帳に番号を登録します。faxでのやり取りがひんぱんにある取引先はアドレス帳に登録しておくだけでもいちいち番号を入力する手間が省けます。番号を登録した後、一斉送信かけるグループを作成します。一件ずつfax番号を指定することも可能ですが、時間がかかります。そこで事前に一斉送信用のグループを作成し、送信したい取引先のアドレスを所属させておくようにします。一斉送信を頻繁に行う場合、事前にグループ作成しておくと手間が省けます。

コストを抑えてfaxの一斉送信をするには?

fax送信にかかる通信費を抑えるにはどうしたらいいでしょうか。faxの通信料は電話料金と計算方法が一緒です。距離が遠くなればなるほど金額は上がり、時間帯も昼より夜、夜より深夜のほうが安くなってきます。しかし、一斉送信する距離や時間帯に制約があったり、時間帯関係なく料金が定額プランだった場合は、問題の解決になりません。最近ではインターネットfaxという新規のサービスもあります。電話回線ではなくインターネット回線を使用してfaxを送信します。電話料金に関係なくサービスの利用額だけ支払うことになりますので、経費の節約になります。また、通信速度が速いのがインターネット回線の利点なので、送受信にストレスを感じることもありません。さまざまなサービスを検討して自分にあったプランを選ぶことが大事かと思います。